Cómo redactar un oficio: Ejemplo y pautas básicas

Dentro del sistema burocrático en el que vivimos son muchos los trámites que hay que realizar constantemente. Estos requieren de cierta formalidad, entre ellos se encuentran los denominados “oficios”.

Los oficios no son más que un tipo de documento, el cual es utilizado con ciertas finalidades, como comunicar algún aspecto, felicitar, llegar a acuerdos u otros. Estos requieren de ciertos esquemas para que sean formales y el mensaje sea trasmitido adecuadamente.

La redacción de este tipo de documento puede variar según a quien vaya dirigido o el motivo por el que se está haciendo. Sin embargo, muchas veces son bajo un mismo tipo de formato oficial.

Usos del oficio

Son múltiples los usos que se le dan a los oficios, son utilizados por empresas públicas y por privadas. Pues en la parte administrativa de las pequeñas y grandes empresas este documento suele ser imprescindible.

Estos siempre van a un destinatario o incluso a varios al mismo tiempo. Bien sea para brindar una información de mucha importancia, para felicitarlos por labores o invitarlos a un evento.

Debido a los usos de este documento, es necesario que su redacción sea formal y protocolar. Por ello muchas veces se destina esta labor a una persona de alta jerarquía dentro de la organización.

Clasificación de los oficios

Como se viene diciendo, son muchos los usos de los oficios y según el uso que se le desee dar puede ser la clasificación. Entre algunos de los tipos de oficio están los siguientes:

Según de donde proceda

Esta primera clasificación hace referencia a de donde se emite el documento, sea de una entidad pública o de una privada.

Según a donde vaya dirigido

A diferencia del anterior, este tipo se refiere a quien o que vaya dirigido el oficio, que al mismo tiempo se sub clasifica en lo siguiente:

Externos: como su nombre lo refleja son aquellos que van dirigidos hacia agentes fuera de la institución que lo emite. Lo que significa que son documentos interinstitucionales. Aunque estos también pueden ir dirigidos a un público especifico, con fines determinados.

Internos: a diferencia de los anteriores, sos van dirigidos a lo interno de la organización que remite el documento. Puede ser de un departamento administrativo a otro o a todo el personal que labora allí.

Según a la cantidad de receptores

La cantidad de personas que vayan a recibir el documento o la información también permite dar paso a otra clasificación: simples y múltiples

Simples: por este se entiende a aquellos casos donde el documento u oficio va dedicado a una sola persona o a una sola organización.

En este sentido es importante mencionar que quien firma el documento debe ser el máximo representante del organismo emisor (cuando es institución privada).  Puesto que de esta manera se otorga al documento mayor formalidad.

Cuando quien emite es un organismo público, como una alcaldía, una gobernación o similares, entonces la autoridad mayor será quien firme. De lo contrario no dispondrá de validez alguna.

Con respecto a este tipo de “oficio” pueden generarse ciertas excepciones a la norma de la firma, pero sería cuestión de estudio dentro de la propia institución.

Múltiples: a diferencia del explicado anteriormente, este se entiende por el documento que tiene destinos diversos, bien sea a varias personas o varias organizaciones. Estructuralmente siguen los dos tipos, el mismo formato, que será detallado en lo sucesivo.

Alguna diferencia que se puede manifestar respecto a lo simples y múltiples, es que en estos últimos hay menor especificidad. Pues se obvian los personalismos y se va más a lo general, así mismo, se suele escribir la frase “A quien le interese” y no específicamente los nombres de los receptores.

Todas y cada una de estas clasificaciones mencionadas, permiten identificar una forma de redacción.

Formas de redacción

Uno de los elementos más importantes a tener en cuenta es que hay ciertos datos fijos que debe llevar el documento:

• Membrete de la institución emisora, sea pública o privada
• Fecha de emisión
• Nombre del remitente o de la organización emisora
• Nombre del receptor natural o jurídico
• Firma del emisor
• Sello (de poseerse)

Así como los datos, es importante tomar en cuenta el formato de impresión, pues este puede ser de tres tipos:

• A4
• Oficio
• Carta

De lo contrario, podría distorsionarse considerablemente el documento y llegar al emisor de manera errónea.

Segunda y tercera persona

Otro aspecto importante es que al escribir el comunicado debe utilizarse la segunda y tercera persona, para formalidad. Así mismo, en este tipo de documento no se recomienda extenderse mucho, con un máximo de dos páginas es suficiente.

En este mismo sentido, por criterios metodológicos e igualmente formales, lo mejor es que se use interlineado de 1.5.

Estructuración de un oficio

Quizás este sea uno de los puntos que pueden denominarse como “más flexibles”. Esto se debe principalmente a que cada organización podría establecer un formato específico, conforme traiga los datos requeridos básicos.

Sin embargo, se hará mención a una estructura básica, pero formal, que se puede utilizar sin problema:

El lugar y la fecha: esta suele ser la información más elemental y la primera dentro del documento. Estos datos pueden ir del lado derecho o izquierdo de la hoja según se crea más conveniente, ambos casos son formales.

Destinatario: este es uno de los datos esenciales, pues no se puede emitir un documento sin establecer un receptor. Debe indicarse el nombre completo, sea de la persona natural o de la institución que recibirá dicho documento. Este suele colocarse del lado izquierdo de la hoja.

Número: aunque este dato no es fijo ni obligatorio, hay instituciones que tienen numeración de identificación en sus hojas de documentos, esto puede ser colocado en la parte inferior.

Cuerpo del documento: en este punto deberás colocar el desarrollo, explicando los motivos del oficio, es decir, coloca el mensaje que esperas reciba el destinatario. Esto va centrado, extendiéndose no más de dos páginas.

Despedida: Antes de cerrar el anuncio, para formalidad, deberá realizar una despedida.

Firma: Por último, coloque la firma del emisor o el sello de la institución, pues esto brindará certeza del emisor.